最初にやること
全件をスキャンする前に、名刺を「すぐ連絡するA」「情報提供を続けるB」「保管するC」の3段階に分けます。会話内容を覚えているうちに、名刺の余白またはメモへ関心事項と次の約束を残してください。
展示会翌日までに終える5ステップ
1. 優先度をA・B・Cに分ける
- A：見積もり、デモ、面談など次の約束がある
- B：課題は確認できたが時期や予算が未定
- C：情報交換や将来候補として保管
名刺の枚数が多いほど、最初の分類が重要です。全件を同じ時間で処理すると、優先度Aへの連絡が遅れます。
2. Aからスキャンしてデータ化する
氏名、会社名、部署、役職、メールアドレス、電話番号を読み取り、元の名刺と照合します。無料で試す場合は名刺をブラウザでスキャン・データ化する手順を参照してください。
3. 会話メモとタグを追加する
「展示会名」「会話した製品」「困りごと」「導入時期」「次の連絡日」を残します。単に名刺画像を保存するだけでは、数週間後に会話内容を思い出せません。
4. 重複と担当者を確認する
既存顧客や同じ会社の別担当者が含まれていないか確認します。チームで参加した場合は、誰がフォローするかを1人に決め、二重連絡を防ぎます。
5. お礼メールと次回アクションを設定する
優先度Aには、会話内容を一文入れた個別メールを翌営業日までに送ります。文面は名刺交換後のお礼メール例文から選べます。
Excelで管理する場合の最低限の列
| 列 | 入力内容 | 目的 |
|---|---|---|
| 会社名・氏名・役職 | 名刺記載どおり | 宛先の取り違え防止 |
| 展示会・接点日 | イベント名と日付 | 接点の記録 |
| 関心・課題 | 会話で確認した内容 | 個別フォロー |
| 優先度 | A / B / C | 対応順の明確化 |
| 次回連絡日 | 具体的な日付 | 連絡漏れ防止 |
| 担当者 | 自社の担当名 | 二重対応防止 |
Excelは少人数・少件数なら十分ですが、画像と履歴の紐付け、重複整理、企業調査まで行う場合は名刺管理ツールの方が運用しやすくなります。
やってはいけない整理方法
- 名刺を机に積んだまま、会話メモを後回しにする
- 全員へ同じ営業メールをすぐ送る
- メールアドレスのOCR結果を確認せず送信する
- 担当者を決めず、複数人が同じ相手へ連絡する
- 個人所有の端末や共有シートへ無断でコピーする
個人情報の確認
名刺情報をチーム共有・メール配信・外部ツール連携に使う際は、自社の個人情報保護ルールと利用目的を確認してください。
よくある質問
展示会の名刺はいつまでに整理すべきですか？
会話の内容を覚えている当日から翌営業日までが理想です。少なくとも優先度分けとメモ入力は先に終えましょう。
大量の名刺は何から始めればよいですか？
A・B・Cの3段階で優先度を分け、Aからデータ化します。
お礼メールは一斉送信でよいですか？
優先度Aの相手には、会話した内容を一文入れた個別メールを推奨します。大量送信する場合も宛先の取り違えに注意してください。